Politique de confidentialité

ASSOCIATION CANADIENNE DE REIKI

 POLITIQUE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

OBJECTIF :

La présente politique sur la protection des renseignements personnels de l’ACR trace les grandes lignes d’un engagement à respecter les principes et pratiques visant à protéger la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels collectés. La Politique reflète le respect de se conformer au Code de déontologie de l’ACR et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

L’ACR a pris l’engagement de recueillir, d’utiliser et de communiquer les renseignements personnels de manière responsable et seulement dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre du traitement des adhésions, de la vente de produits et de la prestation de ses services.=.

Qu’entend-on par renseignements personnels?

Les « renseignements personnels » sont des renseignements concernant un individu identifiable. Les « Renseignements personnels » comprennent des informations relatives à des caractéristiques personnelles (par ex. : genre, âge, adresse domiciliaire ou numéro de téléphone), la scolarité (par ex. : diplômes, année d’obtention du diplôme, établissement et spécialisation) ou des activités et des opinions (par ex. : options présentées par un individu, évaluation d’un individu). À noter que la législation sur les renseignements personnels ne couvre pas les informations dites commerciales (par ex. : l’adresse et le numéro de téléphone professionnels de l’individu).

Accès aux renseignements personnels :

Toute personne a le droit d’examiner les renseignements personnels que l’ACR possède à son sujet.

Les demandes pour examiner les renseignements personnels, les changer ou les corriger, ou pour porter plainte auprès de l’ACR à propos de leur collecte ou utilisation doivent être adressées aux membres de la haute direction de l’ACR.

Les employés de l’ACR ont accès aux renseignements personnels que nous détenons, dans l’exercice de leurs fonctions. Un nombre restreint de personnes, en dehors de l’association, peuvent, dans le cadre de leurs fonctions, avoir un accès limité à des renseignements personnels. Nous leur en limitons l’accès et obtenons l’assurance qu’ils suivent des principes et pratiques appropriés de confidentialité. Ces personnes sont, entre autres, des comptables, des vérificateurs, des conseillers juridiques, et des entrepreneurs.

Consentement :

Un consentement exprès est demandé chaque fois que des renseignements personnels sont recueillis. Cependant, un consentement implicite est parfois invoqué, par exemple lorsqu’un demandeur ou un membre remplit et soumet une demande d’adhésion à l’ACR. Dans le cadre d’un tel processus, il est implicite que l’ACR recueille ces renseignements personnels dans le cadre du processus de demande d’adhésion et que le demandeur consent à cette collecte.

Mécanismes de sécurité pour augmenter la protection des renseignements personnels

Localisation des documents imprimés

Accès aux bureaux limité au personnel

• Politique stipulant que tous les dossiers sont verrouillés après les heures de bureau
• Politique stipulant que toutes les zones sécurisées sont verrouillées après les heures de bureau
• Politique définissant les zones d’accès

Pendant le transit vers un autre endroit

• Politique stipulant que les dossiers sont confiés à la garde d’un employé
• Politique stipulant que les dossiers sont rangés sous clé lorsque sans surveillance

Bureau à domicile

Politique en matière de retrait des dossiers du bureau

• Politique stipulant que les dossiers sont rangés sous clé lorsque sans surveillance

Localisation des renseignements électroniques

Accès à l’ordinateur limité au personnel

• Protection par mot de passe pour chaque terminal
• Identification d’utilisateurs uniques avec mots de passe
• Politique définissant les zones d’accès

Transfert d’information sur papier

Dans une enveloppe cachetée portant la mention « Privé et confidentiel », envoyée par Postes Canada ou un service de messagerie réputé.

• Dans une enveloppe cachetée livrée par le personnel.
• Dans une enveloppe cachetée devant être recueillie par une personne – enveloppe gardée hors de la vue du public.

Transfert des renseignements électroniques

Par courriel avec le consentement de la personne

• Par télécopieur avec une page couverture comprenant la clause de confidentialité
• Sur disque, CD ou autre support de stockage protégé de la même manière que les documents imprimés.

Mesures de protection générales

Le personnel reçoit une formation sur les sujets suivants :

• L’importance des renseignements personnels
• L’accès aux renseignements personnels en cas de nécessité
• La politique de l’ACR sur la protection des renseignements personnels
• La discrétion dans la collecte et l’utilisation des renseignements personnels lorsque l’on est à portée de voix d’autres personnes
• Quand il convient de supprimer ou de masquer des informations inutiles lorsque l’on distribue des copies
• Comment se rendre compte que quelqu’un tente de soutirer des renseignements personnels et comment éviter cela
• La manière appropriée de supprimer des renseignements personnels
• Éviter de discuter de renseignements personnels dans des endroits publics
• Une infraction à la politique sur les renseignements personnels de l’association entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au renvoi.
• L’association revoit annuellement la politique sur les renseignements personnels et les pratiques qui y sont liées avec son personnel.

Des ententes sur les renseignements personnels et la sécurité sont établies avec :

• Des employés intérimaires et contractuels
• Les employés chargés de la tenue de livres et de la comptabilité
• Les services juridiques
• Le service de gestion de l’immeuble

Une surveillance régulière et systématique de la conformité aux politiques par le responsable des renseignements personnels ou par la personne désignée.

Une approche systématique pour s’assurer que les membres du personnel changent leurs mots de passe.

Une politique pour aviser les individus concernés lorsque leurs renseignements personnels ont été utilisés de façon malveillante ou ont été détournés.

La conservation et l’aliénation de renseignements personnels

Les renseignements personnels détenus par l’̧ACR concernant les membres et les employés seront détruites sept ans après la cessation de l’adhésion ou de l’emploi auprès de l’ACR. De tels renseignements seront détruits d’une façon conçue pour protéger la vie privée de l’employé ou du membre.

Franchise

L’ACR s’engage à faire en sorte que la présente politique en matière de protection des renseignements personnels soit accessible au public. Nous effectuons cela des façons suivantes :

• Le personnel est formé pour fournir la Politique à quiconque qui en fait la demande.
• La Politique sera fournie à chaque employé.
• La Politique sera affichée à la réception, au bureau de notre association.
• La Politique sera affichée sur notre site Web.
• La Politique sera envoyée aux membres.
• La Politique sera fournie à chaque nouveau membre au moment de la signature du formulaire de consentement.
• La Politique sera fournie à chaque nouvelle personne auprès de qui l’on collecte des données.

Renseignements recueillis

L’ACR recueille des renseignements personnels à propos de ses membres, de ses employés et de ses fournisseurs de la manière suivante :

Catégorie : Membres

Renseignements recueillis

Caractéristiques personnelles

• Nom
• Âge
• Coordonnées au domicile
• Autres coordonnées
• Catégorie de membre demandée
• Catégorie de membre demandée
• Choix de langue
• Sexe
• Renseignements sur l’éducation
• Années d’expérience en conseil
• Milieu de travail
• Expériences en formation continue

Activités et opinions

• Historique des opérations avec l’association
• Lettre(s) écrite(s) à l’association par la personne et par les arbitres.
• Les mesures disciplinaires de l’ACR prises contre une personne, dans les délais prévus.

Objectif principal du recueil des données :

• Base de données pour l’admission et la maintenance
• Base de données pour les conseillers canadiens certifiés et sa maintenance

Pouvoir de recueillir des renseignements à cet égard

• Implicite

Catégorie : employés / fournisseurs

Renseignements recueillis

Caractéristiques personnelles

• Nom
• Coordonnées au domicile
• Information sur les numéros d’urgence
• Renseignements bancaires et sur la solvabilité
• Numéro d’assurance sociale
• Sex
• Âge
• Scolarité ou formation
• État civil

Activités et opinions

• Historique des opérations avec l’association
• Travail / profession
• Participation communautaire
• Heures de travail
• Mesures disciplinaires prises contre une personne
• Données financières
• Existence of a dispute with the Association
• Existence d’un litige engagé contre l’association
• Points de vue, évaluations, ou opinions à propos de la personne

Objectif principal du recueil des données

• Aptitude à l’emploi

Pouvoir de recueillir des renseignements à cet égard

• Implicite
  Consentement écrit

Objectif secondaire du recueil des données

• Aptitude permanente à l’emploi

Pouvoir de recueillir des renseignements à cet égard

• Implicite

Plaintes :

Toutes les plaintes provenant de membres, d’employés ou de fournisseurs concernant la collecte, l’utilisation ou la sécurité de leurs renseignements personnels détenus par l’ACR doivent être adressées directement aux membres de la direction de l’ARC. L’ARC discutera de toutes ces plaintes avec le plaignant, effectuera une enquête appropriée et fournira une réponse en temps opportun. Le responsable de la protection de la vie privée informera les plaignants qu’ils pourront s’adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, https://www.priv.gc.ca/fr/

L’agent de protection de la vie privée de l’ACR est le directeur exécutif

ACR, le 31 mars 2017